Maria è un’amministratrice di condominio, un’attività – come lei stessa afferma – “molto dispersiva”: tanti compiti da svolgere, molte persone con cui avere a che fare, a cui dover rendicontare il proprio lavoro e dover dare risposte.
Questo l’ha sempre esposta ad un caos generale nella gestione del lavoro suo e del suo team, preso per com’è nel portare a termine molti impegni, scadenze e imprevisti che però si sono sempre accumulati senza che lei riuscisse mai a venirne a capo.
Un giorno, stanca per lo stress e per l’essere sommersa costantemente da una mole di lavoro che non finiva mai, Maria decise di dire BASTA. Era il momento di trovare una soluzione definitiva alle problematiche che si portava dietro da mesi e ritornare al “timone della barca” superando la tempesta della disorganizzazione giornaliera.
Cercando una soluzione ai suoi problemi, si imbattè fin da subito nel libro “Cresci Senza Assumere” e decise di acquistarlo immediatamente. Dopo qualche settimana, aveva deciso che imparare finalmente un Metodo di gestione del tempo gli avrebbe permesso di ribaltare una volta per tutte la sua situazione, e decise perciò di accedere all’interno del nostro Programma Formativo, il Metodo Ercole Boot Camp.
Il suo obiettivo principale era quello di organizzare tutto il lavoro della sua attività di amministrazione di condomini, in modo da fare entrare del nuovo lavoro. E, in aggiunta, riuscire anche a trovare finalmente del tempo per sé stessa.
Analizzando la situazione di Maria, ciò di cui ci accorgemmo subito fu che lei non aveva chiaro quali fossero le Attività in cui lei era insostituibile – ciò quelle attività che lei e solo lei avrebbe potuto svolgere – e le Attività invece che avrebbe potuto svolgere qualunque collaboratore facente parte del suo Staff.
Perché questa distinzione è così importante? Perché l’obiettivo di un professionista o imprenditore che vuole fare crescere la sua attività dovrebbe essere nel tempo di saturare le sue giornate di attività che solo lui o lei può svolgere, e non di Attività, invece, che possono essere delegate facilmente, alle volte addirittura per una manciata di euro a qualche collaboratore anche esterno – come purtroppo spesso accade.
Così, in prima battuta abbiamo aiutato Maria a creare una scaletta al cui interno ci fossero tutte le Attività di Basso Valore che stava svolgendo, da quella con un valore più scarso a quella che ha un valore meno scarso, riportando a fianco anche quanto tempo ciascuna di queste attività le rubasse su base settimanale.
Il monte ore settimanale ci serviva per decidere, in modo oggettivo, da quale attività bisognava partire nel processo di delega verso i propri collaboratori.
Clicca nel video qui sotto per l’intervista completa.
Un piccolo inciso su questo punto: chi ha già letto il libro “Cresci Senza Assumere” o si appresta a leggerlo, è portato a pensare che noi e tutti i nostri studenti che applicano il Metodo, siamo contrari alla Delega.
Nient’affatto: in tutto ciò che facciamo, siamo i PRIMI ad applicare su noi stessi e a consigliare ai nostri studenti di liberarsi di attività che deprezzano il valore del loro tempo, e non lo accrescono.
Il problema è che la delega:
- Viene intesa in modo sbagliato, come “pensaci tu, non ne voglio sapere nulla!”
- Viene praticata in modo sbagliato, del tipo “da domani ti devo delegare tutto ciò che di Basso Valore faccio io oggi”
La combinazione tossica di queste due variabili porta il titolare dell’azienda a dire che è colpa del collaboratore che è stupido, che non va bene, che non è un tipo sveglio, etc.
Ora, ci possono essere collaboratori poco svegli, è vero, e tra l’altro trovare persone pensanti nel 3° millennio è diventato sempre più difficile man mano passano gli anni, ma non è questo il punto…
La questione è che bisogna delegare, e farlo anche bene. Ed è questo il motivo per cui siamo partiti dal tipo di attività che Maria stava svolgendo in quel momento.
Tornando a noi, dopo aver fatto questo lavoro Maria ha capito immediatamente su cosa dovesse concentrarsi per liberare tempo e spostarlo su attività più redditizie, aumentando il valore della sua professione e del suo lavoro.
Da qui, ne è generata una riflessione profonda condivisa insieme sull’organizzazione intera del suo studio: in pratica, ci siamo concentrati nel professionalizzare le figure che operano nel suo organico in modo verticale, piuttosto che in orizzontale.
Detta pane e salame, abbiamo fatto in modo non di avere “tuttofare” che si sarebbero persi nel marasma generale perché fanno le pulizie nello studio MA ANCHE le fatture MA ANCHE la contabilità MA ANCHE segreteria. Abbiamo scelto di avere uno che si occupava di bilanci e al massimo di un’altra attività (sempre attinente), una che facesse mansioni pratiche e operative, e così via.
Questo ha portato il suo Staff a diventare ancora più skillato sulle singole aree, di modo che riuscissero a portarle a termine meglio e più velocemente.
Fatto ciò, dato che un altro problema era la gestione delle interruzioni per le chiamate di “assistenza” dei clienti, abbiamo deciso di procedere in questo modo: ogni componente dello Staff avrebbe dedicato un giorno a settimana all’assistenza clienti.
In pratica, durante quella giornata non avrebbe fatto altro che rispondere alle e-mail degli inquilini dei condomini che Maria gestiva, contattare idraulici, impiantisti e altri operai per le riparazioni, gestire le lamentele e tutto ciò attenesse all’assistenza clienti, senza fare altro. Al di fuori di quella giornata, poi, si sarebbe potuto dedicare a tempo pieno a quelle che erano le normali attività dell’area che gli era stata assegnata.Così facendo, lo studio di Maria aveva implementato un servizio di assistenza clienti efficientissimo a costo zero, secondo questo modello che veniva comunicato ai clienti: il Lunedì, il Mercoledì e il Venerdì, dalle 09:00 alle 13:00 e dalle 15:00 alle 18:00, i clienti potevano chiamare per qualunque richiesta.
A livello organizzativo interno, il Lunedì corrispondeva alla collaboratrice A, il Mercoledì alla collaboratrice B, e il Venerdì a C.
La ragione di questa organizzazione stava nella volontà di annullare le interruzioni che avvenivano di continuo e fuori controllo, legate ai clienti che chiamavano all’impazzata a qualunque ora del giorno, e in questo turbine di comunicazioni la produttività dell’intero staff andava a farsi benedire!
E finalmente, la produttività iniziò a regnare sovrana anche tra le mura dello studio di Maria.
Per concludere, una strategia che le è stata molto d’aiuto è stata l’applicazione della Tecnica “+2×2”, quindi quello di più che raddoppiare il tempo di schedulazione.
Un errore che Maria commetteva spesso era quello di schedulare per una determinata attività un tempo, cioè stabilire quanto tempo questa attività le porta via, cercando però di accorciare i tempi.
La sua idea era: “siccome ho tante cose da fare, restringo i tempi, per fare più cose nell’arco della giornata. Tanto ce la faccio!”. Questo non funziona, perché alla fine tutte queste attività non si riescono a svolgere e vengono rinviate.
Tramite la Tecnica “+2×2”, per cui ogni attività dovrebbe essere schedulata per un tempo maggiore rispetto a quello che uno ipotizza possa portar via, si evita di essere ottimisti e si ha la garanzia matematica di rispettare i propri piani, giorno dopo giorno.
Attraverso il lavoro fatto, Maria è sicuramente migliorata: sta imparando a schedulare, sente di avere più tempo in generale ed essere quindi più tranquilla.
Sicuramente il suo lavoro non è finito qui, ma si trova sulla buona strada. Grazie alla via intrapresa con noi, adesso il lavoro è meno caotico, essendo riuscita a limitare le interruzioni e le dispersioni, fino a che non riusciremo ad eliminarle del tutto.
La cosa importante è essere riuscita a prendere coscienza di quanto tempo serve per ogni attività, sia per lei che per i suoi collaboratori, quanto tempo serve per prepararsi a queste attività.
“Adesso la situazione sta ovviamente pian pianino rientrando seguendo i consigli di Nicola e Attilio. Ovviamente per anni avendo comunque avuto delle cattive abitudini, non c’è la bacchetta magica dove tutto viene risolto; però effettivamente con le call, con le sessioni di coaching settimanali con loro, effettivamente si riescono a risolvere gradualmente tutte le situazioni problematiche”
“Io, ovviamente, non sono più giovincella, quindi l’idea che qualcuno di più giovane abbia qualcosa da insegnarmi mi ha fatto storcere un pò il naso all’inizio, e ho pensato: Ma cosa avranno mai da insegnarmi questi due ragazzi? E invece mi sono dovuta ricredere.
Inoltre, all’inizio pensavo che essendoci delle lezioni online, si trattasse di qualcosa di standardizzato, tutto uguale per tutti i professionisti e settori. Invece, quello è il linguaggio “di programmazione”, la lingua da imparare per poi poter andare in coaching con loro e avere quelle risposte ai propri problemi che ti soddisfano perché si calano all’interno della tua realtà.
Attilio e Nicola sono due persone fantastiche, che ti prendono per mano ed effettivamente non ti fanno sentire sola. Loro fanno in modo che i tuoi problemi siano effettivamente risolti, sono effettivamente molto attenti su questo.“
COSA PUOI IMPARARE DAL CASO STUDIO?
Il Metodo Ercole non è una bacchetta magica, che basta far volteggiare in aria e… PUF! avviene la magia. Non esiste NULLA del genere. Ed ecco che se si vuole che le cose cambino, bisogna lavorare sodo – come nel caso di Maria – e impegnarsi per far sì che tutto diventi come si desidera.
Certamente, il naturale ottimismo dell’essere umano non aiuta. Come nel caso di Maria, spesso ci troviamo a lavorare con imprenditori e liberi professionisti che sottostimano pesantemente i tempi di lavoro, di formazione e delle loro attività in generale, e ciò li porta sempre a correre a destra e a sinistra e ad essere sommersi costantemente di cose da fare senza vedere nemmeno uno spiraglio di libertà da questo circolo vizioso.
Per Maria, certamente le cose da fare non sono cambiate, sono sempre le stesse rispetto a prima. Ma adesso sono organizzate in modo molto più produttivo ed efficiente, e questo fa tutta la differenza del mondo.
Applicando queste nozioni e i nostri consigli, Maria è riuscita ad uscire da una situazione a suo dire “caotica” ed emergenziale, facendo un cambio di mentalità che l’ha portata ad avere più serenità e tranquillità; riuscendo ad evitare lo stress dei ritardi, del non sentirsi preparata alle riunioni, o con i clienti in generale.
Ovviamente c’è ancora del lavoro da fare, ma siamo sicuri che riuscirà ad ottenere risultati sempre migliori, applicando il Metodo Ercole e tutte le strategie che man mano le insegneremo.
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