Francesco Della Malva si occupa di informatica ed è titolare di due diverse attività: una che riguarda lo sviluppo software gestionali per le aziende, e un’altra che riguarda il marketing e la comunicazione digitale.
Quest’ultima azienda è nata da poco, ed è stata questa nuova attività che gli ha fatto “mancare l’aria”, motivo per cui ha sentito il bisogno di cercare un aiuto esterno.
Aiuto che pensava di aver trovato inizialmente nell’utilizzo di una To-do list, ovvero una lista di cose da fare, che compilava tutte le mattine.
All’inizio, questa pratica aveva certamente in lui un qualche effetto liberatorio: scrivendo ciò che doveva fare, non doveva più pensarci nell’arco della giornata. Era tutto scritto lì!
Tuttavia:
- spesso quella To-do list veniva persa, generando in lui uno stato di agitazione ancora più grande rispetto a ricordarsi le cose a memoria
- la To-do list diventata praticamente infinita. La sua lunghezza a fine giornata faceva rabbrividire poemi del calibro de “La Divina Commedia”, che a confronto sembrava la lista di ingredienti di un pacco di zucchero da cucina (zucchero. Punto).
- la To-do list NON gli dava affatto l’idea della PRIORITA’ che quelle attività avessero nell’arco della giornata. Quale doveva venire prima? E quale dopo?
- come se non bastasse, NON gli dava nemmeno l’idea di QUANTO TEMPO fosse necessario per svolgere ogni singola attività, dal momento che venivano elencate come se avessero tutte lo stesso peso in termini di tempo impiegato
- la To-do list NON può mai dare una visione settimanale, né ti da l’idea di quanto tempo nell’arco della settimana hai a disposizione per svolgere le attività di lavoro e vita privata.
E potremmo finire domani…
Mancanze di cui Francesco si rese conto molto molto presto, pagando su di sé le enormi conseguenze negative del suo utilizzo.
Bruciato da questa orrenda esperienza, Francesco si rivolse ad un’altra (apparente) soluzione al suo problema: la matrice di Eisenhower.
Questa matrice, molto celebre tra chi mastica un minimo di gestione del tempo o ha cercato in passato soluzioni per organizzare meglio le attività, si basa sull’utilizzo di una matrice appunto, a 4 quadranti. In sintesi, sfrutta due parametri, urgente e importante, per decidere DOVE collocare le attività e come organizzarle di conseguenza.
Utilizzando le parole di Francesco… “TUTTO era diventato importante, TUTTO era urgente!”.
Il che, in pratica, significava NON sapere esattamente che priorità assegnare alle attività da svolgere.
Francesco non sapeva più cosa fare. Fino a che, un giorno, fu attratto dal bizzarro titolo di un libro… “Cresci Senza Assumere”.
Dopo averlo acquistato e letto, Francesco fu più determinato che mai ad entrare a far parte dei nostri studenti del Metodo Ercole.
Iniziò quindi a lavorare con noi.
Clicca nel video qui sotto per l’intervista completa.
Da un’analisi approfondita della sua casistica, notammo subito che nell’arco della giornata Francesco non dedicava mai abbastanza tempo per se, ma era sempre preso dagli impegni di lavoro, dalle chiamate ai clienti, dagli spostamenti verso di loro, oltre ovviamente anche a fare il suo lavoro di informatico.
Abbiamo quindi stabilito degli obiettivi da raggiungere, il primo dei quali era, per l’appunto, riuscire a ridurre al minimo gli spostamenti verso i clienti (una delle maggiori cause di perdita di tempo durante la sua giornata).
Quindi per riuscire a raggiungere il primo obiettivo bisognava riuscire a capire fino a quando essere disponibile.
La tematica dell’essere a disposizione dei clienti è sempre vissuta in modo molto spinoso. Questo perché ci sono tutta una serie di convinzioni da parte dei liberi professionisti e imprenditori, che ruotano tutte intorno al concetto cardine che “se non sono immediatamente disponibile nei confronti dei clienti, questi si sentiranno trascurati, messi da parte e sceglieranno altri fornitori invece che me”.
Peccato che si tratti di convinzioni sbagliate. Totalmente sbagliate.
E per dimostrarlo allo stesso Francesco, quale migliore occasione di fargli fare un test. Gli dissimo di fare un test su un numero cospicuo di clienti con cui avrebbe iniziato a confrontarsi da remoto, senza recarsi fisicamente da loro, spiegando come questa sarebbe stata la modalità che avrebbe prediletto da lì in avanti, anche in futuro.
La giustificazione? Questa…
“In questo modo, io e tu sapremo di doverci ritagliare giorno X all’ora Y quel tempo SENZA INTERRUZIONI e per lavorare in modo produttivo su di te. Questo ci permetterà di ottenere un migliore risultato, impiegando anche meno tempo sia mio che tuo e potremo tornare il prima possibile a lavorare”.
Test fatto. Il risultato lasciò Francesco a bocca aperta.
Nessuno dei clienti aveva fatto storie. La risposta unanime fu “ok”.
E così Francesco capì che doveva rivalutare tante cose di ciò che faceva ogni giorno…
Continuammo a lavorare con Francesco sulla sua organizzazione, implementando il Piano Settimanale e facendogli prendere l’abitudine di schedulare le attività che nascevano dagli input dei clienti, senza adoperarsi per farle il giorno stesso, ma schedulandole dal giorno dopo e nell’arco delle varie settimane.
Ogni settimana, quindi, Francesco iniziò a bloccare del tempo per ciascuna attività di lavoro, oltre a bloccare del tempo per sé stesso e per le attività che a livello personale amava fare (come dedicarsi alla fotografia, oppure in generale avere del tempo da trascorrere con amici, etc.).
Attraverso l’utilizzo di questi strumenti e all’impegno mostrato, proprio per raggiungere gli obiettivi prefissati, oggi Francesco è in grado di organizzarsi la vita, lavorativa e personale, in un modo che supera di gran lunga le sue aspettative.
Grazie all’applicazione del metodo è riuscito a capire che la vita lavorativa e quella personale sono due facce della stessa medaglia, inscindibili, e quindi bisogna considerare entrambe nella propria organizzazione della giornata, settimana, mese.
E ad oggi, si sente pienamente soddisfatto, riuscendo ad organizzarsi le giornate, ma anche i progetti, nei giusti tempi e senza andare oltre le scadenze.
COSA PUOI IMPARARE DAL CASO STUDIO?
Per partito preso, e per una consolidata mentalità, liberi professionisti e imprenditori spesso si comportano in modi SBAGLIATI senza una reale motivazione. Cosa che, chiaramente, gli provoca inconvenienti, imprevisti, disorganizzazione e chi più ne ha più ne metta.
E non si pongono neanche il problema di cambiare, dato che vedono che nel proprio settore, tutti i loro colleghi e concorrenti adottano lo stesso comportamento.
Anzi, pensano:
“se tutti fanno così, ci sarà un motivo. Non possono essere tutti nel torto!”.
Certo che no. A meno che tutti non vivano gli stessi, irrisolti, problemi.
Ed ecco che in questo contesto, è chi fa le cose diverse da come le fanno gli altri, che molto probabilmente è più vicino ad una risposta. Ad una soluzione definitiva ai suoi problemi. Questa persona tenterà varie strade, prenderà magari anche qualche fregatura o perdita di tempo – così come è successo a Francesco – ma, alla fine, arriverà alla soluzione che stava cercando.
Il caso di Francesco ci insegna che nonostante le abbiamo trovate tutte, dobbiamo continuare a tentare fino a quando non troveremo ciò che può garantirci una vita professionale e privata di migliore qualità, per almeno due ragioni.
Perché:
- se ci sono persone che organizzano il tempo meglio di quanto facciamo noi, allora è possibile migliorare;
- se gestire meglio il tempo significa essere più produttivi, essere più sereni e tranquilli, vivere una vita più soddisfacente, avere più tempo per sé e per le persone che si amano e fare progetti per il futuro che sono in grado di farci sentire pienamente realizzati, allora vale la pena NON smettere di tentare finché non stringeremo la soluzione tra le nostre mani.
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