Barbara è una libera professionista che lavora come geometra nel settore edilizio e immobiliare. Ha uno studio a Firenze che gestisce con l’aiuto di un fidato collaboratore.
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A spingerla a prendere in considerazione un nuovo metodo di gestione del tempo, e il Metodo Ercole in particolare, è stata una situazione molto familiare a un gran numero di imprenditori e che anche i nostri studenti ricordano bene.
Una situazione riassumibile in una sola parola: CAOS.
Quel caos che ti sommerge quando il lavoro sembra prendere pieno possesso di ogni aspetto della tua vita, e nonostante ciò ti lascia insoddisfatto perché non riesci nemmeno a svolgerlo al meglio; quel caos generato dal continuo avvicendarsi di emergenze e scadenze apparentemente impossibili da rispettare come vorresti; quel caos che ti tiene lontano, anche solo mentalmente, dalla tua famiglia e dai tuoi hobby e ti toglie poco a poco tutte le energie che ti restano.
Nonostante potesse contare sul supporto del suo collaboratore, Barbara aveva infatti grosse difficoltà a gestire il proprio carico di lavoro, poiché esso comportava troppe attività che riteneva di dover svolgere personalmente e alcune responsabilità che non si sentiva di delegare a lui senza prima averlo formato adeguatamente in merito.
Ma per avviare un percorso di formazione di questo tipo ci sarebbe stato bisogno di tempo extra… che lei ovviamente non aveva.
Tra queste responsabilità rientrava ad esempio la gestione dei clienti, che la contattavano telefonicamente a qualunque ora del giorno e per qualunque richiesta. La tentazione di posticipare attività anche pianificate da tempo per far fronte a emergenze e problemi sempre nuovi era costantemente dietro l’angolo, e Barbara tendeva a cedere ad essa complicando ancora di più la propria situazione.
“Mi sono avvicinata al Metodo Ercole perché mi ero resa conto che era un momento di caos, dove non riuscivo più a tenere a bada tutte le urgenze e tutte le necessità che nel quotidiano mi assorbivano: arrivavo troppo spesso alla sera senza aver fatto niente di quello che mi ero programmata e a volte, anche troppo spesso, avendo lasciato indietro le cose importanti della vita: pranzare, vedere la mia famiglia o prendermi un momento libero per me”.
Preso atto del fatto che ogni suo caparbio tentativo di migliorare da sola le cose falliva miseramente, a volte anche peggiorandole, Barbara ha preso la decisione di rivolgersi a degli esperti in materia di gestione del tempo ed è entrata a far parte a tutti gli effetti del Metodo Ercole Boot Camp.
È un passo che di certo non ha compiuto a cuor leggero, perché nonostante una situazione di relativa stasi lavorativa che il Covid-19 ha causato a molti liberi professionisti nella primavera di quest’anno che quindi ha fatto rientrare naturalmente alcune emergenze giornaliere, dover mettere in discussione tutto ciò che si è fatto per anni era veramente un grande rospo da ingoiare. E Barbara, come tutti all’inizio, fu sorpresa di quanto in profondità bisognasse andare per risolvere i suoi problemi di organizzazione quotidiana una volta per tutte.
Quello che le veniva richiesto – e ovviamente insegnato, passo dopo passo – era un cambiamento radicale senza se e senza ma: proprio perché questo caos si era impadronito di ogni aspetto della sua vita, era su ogni singolo aspetto della sua vita che bisognava concentrarsi riorganizzando diversamente le sue giornate, dai più delicati e improrogabili incarichi lavorativi alla più banale attività da svolgere la mattina appena alzata.
Abbiamo chiesto a Barbara di elencarci tutte le attività che componevano la sua giornata tipo; sulla base di questa lista le abbiamo poi insegnato a individuare quelle di Alto Valore, che richiedevano la sua presenza in maniera imprescindibile, distinguendole da quelle di Basso Valore, che avrebbe potuto invece delegare ad altri (ad esempio, ai suoi collaboratori).
Tali attività andavano prioritizzate e organizzate secondo una logica ben precisa, per poter essere inserite efficacemente nei loro rispettivi blocchi di tempo: questo è stato possibile grazie alla Tecnica U/D, che Barbara è riuscita ad applicare non solo alla sua organizzazione, ma anche a quella dei suoi collaboratori, con profitto.
Fatto ciò, è potuta passare alla riorganizzazione della sua routine quotidiana, calcolando con estrema precisione il tempo necessario a svolgere ogni attività (inclusi gli eventuali imprevisti ad essa collegati) e assegnando a ognuna il suo corrispondente blocco di tempo.
Per limitare il più possibile la tendenza di Barbara a posticipare delle attività, le abbiamo anche suggerito di inserire un incentivo: un blocco di tempo ulteriore della durata di mezz’ora, da dedicare alla crescita personale ma da svolgere solo dopo aver concluso le attività lavorative arretrate.
E proprio come avevamo accennato, non si trattava soltanto di riorganizzare la sua sfera lavorativa, ma anche quella strettamente personale.
Grazie alla Strategia del Bilanciere, che Barbara considera la più rivoluzionaria di tutte, il lavoro non avrebbe rischiato più di prendere il sopravvento sulla sua formazione né tantomeno sulla sua vita privata, poiché tutto era distribuito in base alle sue personali priorità.
Nonostante l’entusiasmo e il genuino interesse nei confronti del Metodo che le veniva trasmesso, Barbara continuava a manifestare evidenti difficoltà ad assimilarlo e a raggiungere quel grado di automatismo che le avrebbe permesso di applicarlo con successo sempre, in modo costante.
A disorientarla ulteriormente era la necessità, ai fini di una corretta applicazione del Metodo Ercole, di utilizzare ogni giorno due strumenti di fondamentale importanza: il Piano Settimanale e il Taccuino Giornaliero. Abituata com’era ad affidarsi alla tecnologia per qualunque situazione, non riusciva a basare la sua intera organizzazione su degli strumenti cartacei. Le ci sarebbe voluto del tempo per rendersi conto di quanto più affidabile sia un semplice pezzo di carta rispetto anche ai più elaborati apparecchi elettronici.
E ancor prima che riuscisse a superare questo scoglio, la vita di Barbara è stata sconvolta nuovamente.
A turbare l’equilibrio che lei stava disperatamente tentando di ristabilire nella propria organizzazione è stato il termine del lockdown, in corrispondenza con l’inizio dell’estate. E questo non ha determinato solo la ripresa a pieno regime di tutte le attività lavorative, ma anche il ritorno di tutte quelle emergenze e scadenze impellenti che non aveva ancora imparato a gestire.
In poche parole, il caos era tornato ed era più forte di prima, e aveva messo a dura prova una gestione del tempo che si stava pian piano consolidando. E così anche le vecchie abitudini, che con tanta fatica aveva cercato di eliminare, hanno fatto nuovamente capolino nella sua vita.
La necessità di dare un taglio netto al passato e cominciare ad applicare seriamente e regolarmente tutte le nozioni che aveva appreso nel nostro Boot Camp era ancora più evidente di prima, ma allo stesso tempo anche la difficoltà nel farlo era maggiore rispetto al passato.
Per un po’ Barbara ha dovuto combattere contro se stessa, contro le proprie convinzioni sbagliate e la propria paura di cambiare troppo. Ma era proprio quello che era necessario fare: non c’era più spazio per improvvisazioni, esitazioni e ripensamenti. E anche se razionalmente questa consapevolezza era presente in lei già da tempo, adesso bisognava passare ai fatti e lottare giorno dopo giorno per ottenere dei risultati.
E con il passare del tempo, quei risultati sono arrivati: dopo un’intensa lotta interiore ed esteriore durata settimane, Barbara ha sconfitto il “ho fatto sempre così” e la comodità della propria zona di comfort, per tornare a lavorare e pian piano raggiungere sempre più familiarità con il Metodo Ercole che ben presto le ha impedito anche solo di prendere in considerazione l’idea di gettare la spugna, perché organizzare le proprie giornate in base a esso diventava sempre più semplice e naturale.
Oggi Barbara può finalmente dire di non vivere più nel caos, perché ha ritrovato la serenità di cui aveva bisogno per vivere la sua vita al meglio in tutti i suoi aspetti, senza più rinunciare alle cose che per lei sono davvero importanti.
“Vivere le mie giornate oggi con la pianificazione strutturata del Metodo Ercole mi dà molta più serenità, molta più tranquillità perché ogni cosa ha il suo giusto spazio, il suo giusto momento, e questo ti porta ovviamente a vivere la giornata con un ritmo ben più rilassato. La cosa importante è che a me la pianificazione del Metodo Ercole ha dato molta più serenità per affrontare il mio quotidiano.
Non nego che ci sia voluto un periodo di aggiustamento, perché cambiare totalmente l’approccio alla tua giornata è ovvio che ti porti ad avere delle rivoluzioni nel tuo quotidiano. Ma passato questo momento di difficoltà, tutto sta filando molto più serenamente: ho tempo per me, ho tempo per il lavoro e ho il tempo per la mia famiglia, che non è una cosa da sottovalutare soprattutto per i professionisti di oggi”.
COSA PUOI IMPARARE DAL CASO STUDIO?
Quando ci si ritrova a dover apportare un cambiamento radicale alla propria vita è molto comune farsi prendere dalla paura, specialmente se non si sa bene a cosa si va incontro e quali saranno i risultati di questo nostro approccio, specialmente se sappiamo di non poter tornare più indietro.
E nonostante alle volte la paura non ci freni dal fare azione e iniziare a cambiare, il timore di tornare ben presto all’ovile è sempre dietro l’angolo.
“Ad ogni forza ne equivale una uguale e contraria” non è solo un principio fisico, ma di vita. Alla forza di un cambiamento deciso e voluto, ce n’è una che cerca di dissuaderci dal renderlo definitivo.
Il successo per noi e il raggiungimento dei risultati sta nella caparbietà di volere il nostro meglio e nella fiducia riposta in una soluzione. Barbara ha mantenuto entrambe ben salde, nonostante né fosse facile né fosse scontato riuscire ad applicare con successo il Metodo Ercole al suo caso specifico, all’interno di quella che era la situazione del lockdown che nel 2020 abbiamo dovuto tutti affrontare.
L’essere umano è capace di forza e determinazione straordinaria, se decide profondamente e intimamente di ottenere qualcosa. E il caso di Barbara lo dimostra.
Barbara, che per ben due volte si è ritrovata a mettere in discussione le sue convinzioni e la sua mentalità per riuscire a rimettere ordine nella sua vita, uscendone finalmente vincitrice, dimostra quanto sia importante superare la propria paura dei cambiamenti, senza farsi scoraggiare dalle difficoltà che questo percorso comporta, perché con la giusta dose di umiltà e determinazione i risultati non tardano ad arrivare.
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