Antonella è una Wedding e Party Planner: si occupa di organizzare matrimoni, feste ed eventi di vario tipo. L’azienda di cui fa parte, a parte qualche collaborazione sporadica, inizia e finisce con lei che quindi ricopre tutte le responsabilità che il suo lavoro le richiede di assumere.
E nel suo lavoro è sicuramente molto competente, dato che negli ultimi anni si è ritrovata a fronteggiare una consistente espansione del suo volume d’affari, con conseguente aumento di clienti e relativi impegni.
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Ogni imprenditore sogna di poter avere più clienti di quanti non ne abbia già, soprattutto in tempi difficili come questi. Eppure per Antonella i problemi sono iniziati proprio quando si è ritrovata a dover gestire più lavoro che in passato: si trattava di una situazione per la quale non si sentiva assolutamente equipaggiata.
Ecco come lei stessa ha inquadrato il problema:
“Il mio problema maggiore era che, avendo tanti clienti (e tanto lavoro, per fortuna), non riuscivo più a incastrare la mia vita privata: era diventata una macchina da lavoro. E in realtà anche lì, iniziavo ad arrancare un po’, perché non riuscivo a essere puntuale con le scadenze e non riuscivo ad essere precisa come avrei voluto”.
Sacrificare la propria vita privata per far fronte ai nuovi impegni non poteva rappresentare una soluzione, men che mai permanente, perché stress e confusione non facevano che accumularsi; e quegli stessi impegni che voleva tanto rispettare la esponevano così a errori e ritardi. È per questa ragione che Antonella si è avventurata online alla ricerca di un metodo di gestione del tempo che facesse fronte alle sue esigenze.
Non essendosi mai documentata prima di allora sulla gestione del tempo, non sapeva con esattezza cosa cercare o a chi affidarsi imbattendosi con molte soluzioni di diverso tipo: tecniche e trucchetti, agende particolari per gestire meglio le giornate, corsi che puntavano sull’importanza di delegare degli incarichi ai collaboratori, giusto per citarne alcune.
Antonella, che nel suo lavoro poteva contare solo su se stessa, era automaticamente esclusa dal loro target, nonostante la sua situazione fosse comune a quella di molti imprenditori italiani. Inoltre, pur avendo provato altri trucchi, si rendeva conto che per quanto utili e per quanto alcuni oggettivamente la rendessero più produttiva nell’immediato, non erano all’altezza di risolvere i suoi problemi organizzativi in modo radicale.
Fino a che non è venuta a conoscenza del Metodo Ercole e, nell’ambito di una consulenza telefonica, ci ha raccontato la sua storia.
Per noi era chiaro come, da quello che ci spiegava, ci fosse bisogno di riorganizzare da zero le sue giornate e far rientrare ogni attività lavorativa e personale in un sistema preciso e strutturato. In un primo momento la nostra proposta è stata accolta con entusiasmo misto a un certo scetticismo.
A detta di Antonella, il suo lavoro era fondato su una buona dose di creatività, che la portava a prendere molte decisioni sul momento, all’istante, e a passare di continuo da un’attività all’altra. Il suo timore principale era quindi che seguire una routine troppo rigorosa le avrebbe a lungo andare “tarpato le ali”, soffocando la sua indole creativa. Il che, in fin dei conti, era il motivo PRINCIPALE per cui la sua attività aveva il “problema” di un carico eccessivo di lavoro.
Le abbiamo chiesto fiducia, rassicurandola che il Metodo Ercole non avrebbe assolutamente intaccato questa sua caratteristica, pur mirando a rimettere ordine nella sua quotidianità; e che già altri studenti prima di lei, come Daniele Guidi (di cui puoi trovare il caso studio all’interno del nostro libro Riparto Da M.E.) era riuscito ad ottenere una gestione del tempo impeccabile senza rinunciare al suo spirito creativo.
Lei ci ha accordato la fiducia, accedendo al Metodo Ercole Bootcamp. Da allora per lei le cose sono cambiate. Per sempre.
I primi segnali positivi sono arrivati ben prima della conclusione del corso, quando Antonella è riuscita a implementare una Pianificazione stabile con l’uso di Piano Settimanale e Taccuino Giornaliero: giorno dopo giorno, settimana dopo settimana, le sue attività rientravano in blocchi di tempo definiti in base alla loro durata, opportunamente calcolata grazie alla Tecnica “+2×2”.
È stato proprio l’utilizzo di questa Tecnica a rappresentare una svolta a dir poco stupefacente nella sua vita. Era anche, ironicamente, la Tecnica che all’inizio la convinceva meno: com’era possibile, infatti, calcolare più tempo per una determinata attività (tenendo in considerazione anche i relativi imprevisti) senza penalizzare altre attività e, automaticamente, lavorare di meno?
Era in realtà una domanda che molti altri studenti ci avevano posto in passato, ma a cui noi abbiamo sempre risposto in questo modo: se ad oggi fai meno attività di quelle previste, significa che già adesso il tempo che calcoli per portarle a termine è troppo poco e sei costretto a posticipare le attività NON svolte ai giorni successivi. Semplicemente, con la Tecnica “+2×2” eviti di mettere un’attività attaccata all’altra, con la conseguenza di evitare ritardi, urgenze e sforare scadenze in modo cronico, generando aspettative sbagliate e palesi disservizi agli occhi dei clienti.
Ed è la stessa risposta che abbiamo dato ad Antonella, dandoci ragione.
Quando si è resa conto di come questa Tecnica fosse solo un ingranaggio del grande meccanismo che era il Metodo Ercole, che comprendeva anche un lavoro intenso sull’aumento della produttività al fine di migliorare la qualità di ogni attività svolta, le sue perplessità sono svanite e il suo rendimento ne ha giovato da subito.
Improvvisamente i clienti la contattavano per ringraziarla e complimentarsi per la rinnovata puntualità e precisione; sostenevano che lei avesse dedicato loro più tempo che in passato, ma sia lei che noi sapevamo bene che era stata la qualità superiore della sua organizzazione a fare la differenza a parità di tempo.
Prevedere gli imprevisti legati a ogni attività, sia nella sfera lavorativa che in quella personale, aveva inoltre contribuito a ridurre errori, dimenticanze, distrazioni e in generale confusione mentale dovuta alla costante necessità di improvvisare sul momento un nuovo piano d’azione.
Il percorso di Antonella è stato complesso, caratterizzato da momenti di estrema soddisfazione ma anche qualche timore, specialmente quando è diventato chiaro che i cambiamenti da apportare nella sua vita dovessero essere ben più radicali di quanto inizialmente preventivato.
Ma la fiducia accordataci all’inizio di questo percorso non è venuta meno, e con pazienza e caparbietà Antonella ha continuato a impegnarsi nello studio, ricavandone infine solo benefici.
Oggi Antonella è più efficiente in campo lavorativo perché non ha dovuto abbandonare alcun cliente, e anzi continua a ricevere complimenti per il miglior rendimento dimostrato; è più serena perché sa che tutti gli imprevisti di cui è costellata la sua quotidianità sono già messi in conto nella rigorosissima organizzazione della sua routine; ed è finalmente libera di dedicarsi ai suoi affetti, a cui non è più costretta a sottrarre tempo e attenzioni.
“Adesso so come incastrare tutto, sono diventata anche più produttiva perché il fatto di riuscire a gestire bene il mio tempo mi ha permesso di produrre di più in meno tempo, quindi di essere più puntuale nelle consegne, di respirare, di dedicare tempo alla mia famiglia, a mia figlia, ai miei amici, ai miei affetti. Quindi decisamente va molto meglio.
Il corso è un ottimo corso. Consiglio a qualsiasi imprenditore di farlo perché prima ancora di cercare nuovi clienti, di cercare più lavoro, che è ovviamente lo scopo di ogni imprenditore, c’è anche quello di imparare a gestire questo flusso maggiore di clienti; perché il lavoro ti arriva, ma se poi non lo sai gestire bene diventa tutto un po’ incasinato. Quindi credo che siano stati i soldi meglio investiti su me stessa e sulla mia formazione dell’ultimo periodo, quindi assolutamente promosso, promosso, promosso. Ve lo consiglio”.
COSA PUOI IMPARARE DAL CASO STUDIO?
Assistere all’espansione della propria azienda è un’esperienza che ogni imprenditore si augura, ma a cui non sempre è preparato in modo adeguato. È una fase delicata che può portare a una svolta in positivo o in negativo; e più l’azienda è piccola, maggiori sono i rischi per chi la conduce perché la mole di lavoro in più da gestire è tutta sulle sue spalle.
Inoltre, è palese come un Metodo di gestione del tempo come quello che insegniamo, non limiti la creatività, per il semplice motivo che chi lo applica non deve cambiare nulla nel modo in cui svolge concretamente e operativamente il suo lavoro. Semmai, la aumenta, in quanto aiuta l’imprenditore a liberare la propria mente dal caos e dalla confusione mentale in cui è immerso, e quindi apre la strada ad una libera espressione del suo pensiero artistico.
Il lungo e travagliato percorso di Antonella, conclusosi con un indiscusso successo, dimostra come le Tecniche apprese all’interno del Metodo hanno già incluso la soluzione alle problematiche organizzative più comuni che un libero professionista o piccolo e medio imprenditore sperimenta continuamente su se stesso. A cui, viene inoltre affiancato un percorso di tutoraggio e coaching in grado di vestire come un sarto il Metodo Ercole sulla situazione specifica della persona.
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