Andrea lavora nel campo della vendita di forniture per ufficio presso una grossa azienda che opera a livello nazionale, e di recente ha ricoperto lo stesso ruolo in altri progetti lavorativi appena avviati. Questa concomitanza di progetti paralleli ha finito, a lungo andare, col rendere la sua quotidianità decisamente caotica.
In realtà, lavorando insieme a lui all’interno del Metodo Ercole Bootcamp, sono venuti a galla dei problemi che poco avevano a che fare con la quantità di impegni che doveva fronteggiare ogni giorno ma più che altro con il modo in cui venivano affrontati.
Clicca nel video qui sotto per guardare la testimonianza completa.
Ripensando alla sua situazione iniziale, Andrea sostiene di essere stato “iper-ottimista” nel suo approccio alla gestione del tempo. In che termini? Nel fissare gli appuntamenti con i clienti stimava sempre al ribasso il tempo che avrebbe impiegato per svolgerli, e questo lo portava inevitabilmente ad accumulare ritardi su ritardi.
Lui si definiva in effetti “in puntuale ritardo” perché nonostante arrivasse magari a un ritardo di una decina di minuti, si trattava di un problema costante di cui non riusciva proprio a liberarsi.
E come viveva questa situazione? Ecco le sue parole a riguardo:
“Ero perennemente incasinato. La cosa più fastidiosa per me era quell’incessante sensazione di non aver mai fatto tutto: quando avevo un buco libero o qualche minuto di respiro cercavo sempre di infilare più attività possibili, e questo mi portava a non finire mai. Quindi finivo, anche la sera, con quella sensazione che mi mancava sempre qualcosa, che non ero riuscito ad arrivare dappertutto”
La sensazione di avere troppe cose da fare, troppi impegni arretrati da recuperare, e di dover colmare queste lacune a qualunque costo lo portava insomma a sacrificare il suo tempo libero per lavorare.
Niente più formazione personale se non saltuariamente e negli orari sbagliati; niente più attività fisica, per la quale aveva cercato invano di ritagliarsi un po’ di tempo; insomma, niente più tregua: esisteva solo il lavoro; un lavoro che però, gestito in questo modo, stava prosciugando tutte le energie fisiche e mentali di cui disponeva.
Persino i momenti di relax in compagnia della sua famiglia erano messi in pericolo, perché volente o nolente, Andrea veniva “rapito” dalla notifica di una nuova e-mail, di una chiamata o messaggio, che lo ributtavano all’interno del suo lavoro. In questa atmosfera totalizzante, i weekend li trascorreva distratto, col cellulare in mano a ricontrollare dati o a rispondere ai clienti più insistenti; e se gli veniva in mente un’attività da fare, magari arretrata, non esitava a farla in quel momento, mollando tutto e tutti.
Ma per quanto tempo era possibile reggere a questo ritmo? Andrea era esausto, e così stressato mentalmente da non riuscire a dormire bene la notte perché anche il sonno era turbato dal pensiero che, nonostante tutti i suoi sforzi e i suoi sacrifici, non stesse facendo abbastanza o che ci fosse qualcosa che stesse sfuggendo al suo controllo. E il giorno dopo si ritrovava sempre con una montagna di impegni davanti, senza essere riuscito nemmeno a scalfirla.
A volte bisogna arrivare davvero sull’orlo del precipizio per rendersi intimamente conto di avere bisogno di un cambiamento radicale, e questo è stato probabilmente il caso di Andrea, per il quale questo momento di profonda crisi e, insieme, consapevolezza ha rappresentato la “molla” che gli serviva per reagire in modo deciso alla propria situazione.
Quando Andrea ha bussato metaforicamente alla nostra porta e ha deciso di intraprendere un percorso di auto-innovazione con il Metodo Ercole, sapevamo di dover lavorare con lui su più fronti, sicuramente più di quanti ne considerasse lui stesso quando ci ha raccontato la sua storia.
Sicuramente, come spesso succede con i nostri studenti, ad avere una influenza negativa sul suo modo di gestire lavoro e vita privata erano delle convinzioni non solo sbagliate, ma completamente nocive, come ad esempio l’idea che il “multitasking” fosse una risorsa importante e necessaria e non un grosso limite, cosa che per questo continua a remare effettivamente contro la sua produttività giornaliera e contribuiva ad alimentare il suo livello di stress.
E poi c’era il suo famigerato “iper-ottimismo” nella sua gestione giornaliera, alla cui base c’era non solo l’abitudine di sottovalutare i tempi di svolgimento delle attività, ma anche quella di perseverare nell’errore continuando ad accumulare ritardi, con la conseguenza di correre a destra e a sinistra con l’impossibilità di concedersi almeno un pò di tregua tra un’attività e l’altra.
Quando Andrea iniziò a lavorare con noi, per sua stessa ammissione, tutti i metodi e trucchetti che aveva trovato in giro sino ad allora non erano riusciti ad aiutarlo. Forse per incompletezza, forse per inapplicabilità. Di certo, non per mancanza di impegno: fin dal nostro primo colloquio telefonico, capimmo subito che Andrea era un analitico, una persona precisa, corretta e razionale. E ci stupimmo come la sua soglia di resistenza e perseveranza avesse resistito a così tanti “attacchi” dati dalla cattiva organizzazione che aveva subito fino a quel momento.
Su di lui, ci fu immediatamente uno strumento che fece tutta la differenza nel momento in cui lo mise in atto.
Stiamo parlando della Tecnica “+2×2”, che permette di calcolare in modo esatto e matematico il tempo impiegato per svolgere una determinata attività, compreso quello necessario per gestire tutti gli eventuali imprevisti ad essa correlati.
Il passo successivo, una volta appresa questa tecnica e determinato quanto tempo fosse necessario per ogni attività, consistette nella Pianificazione Integrale vera e propria, la prima Fase del Metodo Ercole. Cioè l’assegnare a tali attività dei blocchi di tempo precisi e a dei blocchi di tempo delle attività, all’interno della propria giornata e settimana.
Con questo sistema rigoroso, e implementando l’utilizzo regolare di Piano settimanale e Taccuino Giornaliero, Andrea non era più costretto a tenere a mente tutti gli impegni che aveva.
Pianificare tutto lo liberava dall’ansia, perché sapeva che schedulare un’attività garantiva non solo che venisse svolta a qualunque costo, ma senza più ritardi né affanni. E la Tecnica “+2×2” faceva da “assicurazione” contro ogni imprevisto.
Tra le attività da pianificare c’erano anche i contatti con i clienti, che spesso avvenivano su vari canali e a qualunque orario della giornata, contribuendo al clima di confusione e precarietà che gli rendeva impossibile staccare anche mentalmente dal lavoro quando era con la sua famiglia.
Spostare tali contatti su un unico canale di comunicazione (le e-mail) ha permesso ad Andrea di gestirli più facilmente e soprattutto di considerarli come un’unica attività, della quale era finalmente possibile stabilire durata e spazio preciso nella giornata. I clienti, dal canto loro, hanno potuto godere di una rinnovata qualità del servizio fornito, assicurata dalla nuova organizzazione di Andrea che gli permetteva, nel tempo che aveva deciso di riservare a loro, di essere totalmente focalizzato sul cliente e messo nelle condizioni di aiutarlo nel miglior modo possibile.
Grazie al lavoro sulle convinzioni e sulla Pianificazione, oggi Andrea è più tranquillo, consapevole che il suo lavoro non toglierà più tempo alla sua vita privata perché ogni attività lavorativa è stata pianificata. L’ansia di avere sempre qualcosa in sospeso da fare è ormai solo un ricordo.
Andrea non è più “in puntuale ritardo”, ma è puntuale davvero, il che significa essere anche più produttivo. E ha ricavato del tempo per sé, che non sarà più costretto a riversare sul lavoro ma che potrà finalmente dedicare alla sua formazione personale e all’attività fisica che a malincuore aveva trascurato ma che ha ripreso a pieno ritmo.
Questo enorme guadagno di tempo gli ha anche consentito di guardare al futuro, interrogandosi sui suoi obiettivi e su quelli della sua azienda, nonché sui passi necessari per realizzarli insieme ai suoi collaboratori.
Il percorso di Andrea è ancora in divenire, e possiamo solo immaginare quali altri traguardi di successo sarà in grado di tagliare ora che ha dato una nuova marcia alla sua vita. Ecco intanto le sue parole su di noi e sul lavoro fatto insieme:
“Se dovessi spendere due parole su Attilio e Nicola sicuramente sono disponibilissimi. Inoltre sono preparati, ad ogni mia domanda ho ricevuto una puntuale risposta, precisa e funzionale, perché poi le ho messe in atto e devo dire che si è visto il risultato. A un imprenditore che è indeciso se investire o meno nel Metodo direi semplicemente: fallo. A me personalmente ha aiutato e sta aiutando a vivere meglio e più tranquillo, e questo è IMPAGABILE”.
COSA PUOI IMPARARE DAL CASO STUDIO?
Se l’ottimismo è spesso considerato una dote in certi contesti e il “profumo della vita” (come in una nota pubblicità televisiva), portato all’estremo e soprattutto applicato alla gestione del tempo può rivelarsi un errore pericolosissimo, in particolare per certi imprenditori e liberi professionisti, perché li porta a sottovalutare la portata e la durata dei loro impegni in modo sistematico, con esiti prevedibilmente disastrosi.
Clienti insoddisfatti, stress lavorativo ai massimi livelli, ansie continue, mancanza di sonno e azzeramento totale del tempo per sé e per le persone che si amano sono soltanto alcune delle nocive conseguenze di sottovalutare il tempo per le attività di lavoro. Il che, come si può intuire, porta a farsi terra bruciata, tanto in ambito lavorativo quanto personale, nel giro veramente di poco tempo.
Il percorso di Andrea è ancora in svolgimento e sicuramente gli porterà tante altre soddisfazioni; ma già dimostra come, pur partendo da un momento di profonda crisi scaturita da una cattiva pianificazione delle proprie attività giornaliere, si possa ribaltare completamente la propria situazione grazie:
- ad una maggiore consapevolezza dei problemi che si stanno vivendo
- alla decisione presa di intraprendere un percorso di cambiamento affidandosi ad una SOLUZIONE già testata da altri
- alla corretta applicazione di un Metodo di Gestione del Tempo creato apposta per i piccoli e medi imprenditori italiani e per le loro esigenze
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